A clínica fechou: com quem ficou o meu prontuário e como pedir a cópia?

Por Ramon Martins Andrade, advogado (OAB/RJ 188.374)

Fechar a clínica médica não apaga o dever de guardar o prontuário. Por pelo menos vinte anos contados do último registro, o arquivo continua sob a responsabilidade de alguém identificável: o diretor técnico, o médico que atendeu ou a instituição que recebeu os documentos. É a quem tem a guarda que se dirige o pedido de cópia, por escrito. O que falta é uma regra federal que diga para onde vai o arquivo de uma clínica que encerra, e por isso achar o guardião costuma dar mais trabalho do que demonstrar o direito.

Por que a guarda sobrevive ao CNPJ

O Código de Ética Médica diz, no § 2º do art. 87, que “O prontuário estará sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente.” A Resolução CFM 1.821/2007 separa o que a palavra “dono” mistura: o prontuário é “propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido”, mas “os dados ali contidos pertencem ao paciente”. E a Lei 13.787/2018 só admite a eliminação “Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro”, no papel ou no arquivo eletrônico. Nenhuma delas trata o encerramento da empresa como causa de extinção da guarda.

Dois conselhos regionais enfrentaram a pergunta. O Parecer CRM-MG nº 24/2021, em resposta a uma clínica que ia fechar, concluiu que “a guarda dos prontuários físicos será de responsabilidade da direção técnica da instituição por período de 20 anos”, e acrescentou que, encerrada a instituição, “o médico assistente torna-se o único responsável pela guarda dos documentos”. O Parecer CRM-ES nº 22/2018, diante de uma empresa médica extinta que funcionava dentro de um hospital, entendeu que os prontuários “devem ficar sob guarda” desse hospital.

A meu ver, essa leitura é a única compatível com a lei: se o prazo é contado do último registro, e não da vida da empresa, a dissolução da sociedade não pode encurtá-lo. Pode-se objetar que esses pareceres são regionais e opinativos, sem força para vincular outro estado ou um juiz. Aceito a ressalva: a base do dever está na lei e no Código de Ética, e os pareceres só mostram como a própria medicina a lê.

Como achar o guardião e pedir a cópia

O art. 88 do Código de Ética Médica veda ao médico “Negar ao paciente ou, na sua impossibilidade, a seu representante legal, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada”. A LGPD trata o simples arquivamento como tratamento de dados e dá ao titular o acesso, com declaração completa “no prazo de até 15 (quinze) dias, contado da data do requerimento do titular”. O caminho, em ordem:

Levante os nomes. O médico que atendeu, o diretor técnico que aparecia nos receituários, os sócios que constam do contrato social arquivado na Junta Comercial ou no cartório de pessoas jurídicas.
Pergunte ao Conselho Regional de Medicina quem era o diretor técnico no período. A Resolução CFM 2.147/2016 obriga o diretor técnico que deixa o cargo em definitivo a comunicar o fato ao conselho, por escrito e sob protocolo. É lá que essa informação deveria estar.
Olhe para o prédio. Se a clínica funcionava dentro de um hospital ou de um centro médico, dirija o mesmo pedido à direção técnica dessa instituição.
Peça por escrito. Nome completo, documento, período de atendimento e o pedido de cópia integral, com exames, descrições cirúrgicas e evolução. Guarde a prova do envio e do recebimento.
Sem resposta, suba um degrau. O silêncio diante de pedido documentado é matéria para o Conselho Regional de Medicina, e a cópia pode ser buscada em juízo, como descrito em o hospital que nega o prontuário.

Para a maior parte desses passos o paciente não precisa de advogado; precisa de nomes, datas e um pedido que deixe rastro.

Quando o prontuário já não existe

Se o arquivo foi entregue ao paciente no encerramento, contra recibo, ele está com o próprio paciente. E se o último registro tem mais de vinte anos, o prontuário pode ter sido eliminado. Segundo o Parecer nº 19/2026 do Conselho Federal de Medicina, de 20 de maio de 2026, a eliminação é admitida depois do prazo, ainda que o papel nunca tenha sido digitalizado, e “não há exigência normativa de notificação prévia ao paciente ou ao Conselho Regional de Medicina”. O parecer apenas recomenda o aviso.

O mesmo parecer, porém, não tolera a eliminação informal. Exige termo de eliminação com nome do paciente, número do prontuário, data do último registro e forma de destruição, “documento que deverá ser arquivado permanentemente na instituição”, e afirma que destruir prontuário sem registro formal configura infração ética. Daí a posição que defendo: quem responde “foi eliminado” deve exibir o termo, e sem ele a eliminação é só uma alegação. Antes dos vinte anos, a resposta não se sustenta. O limite da minha leitura: o parecer é orientação do conselho, não lei.

Perdido o arquivo, resta reconstruir o histórico com laudos, relatórios de alta, receitas e registros da operadora do plano. O que se prova assim está no artigo sobre perícia indireta com o prontuário sumido; se o prontuário interessa para discutir o atendimento em si, os critérios estão no guia sobre erro médico.

Se é você quem está fechando a clínica

O destino do arquivo se decide antes da baixa da empresa, por escrito e com um responsável nomeado. O parecer mineiro aponta três saídas: manter a guarda com a direção técnica ou o médico assistente pelo prazo que resta; transferir os prontuários a outro médico ou instituição, com a concordância do paciente e assunção documentada da guarda; ou entregá-los ao próprio paciente, se ele concordar, com recibo. A divisão dessas tarefas entre os sócios é assunto do contrato entre sócios de clínica.

Há um dispositivo que convida a um atalho. O § 2º do art. 6º da Lei 13.787/2018 diz que, “Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente.” Penso que ele não autoriza o médico a se livrar do arquivo no dia do fechamento: a devolução está posta como alternativa ao descarte, ao fim dos vinte anos. A entrega antecipada apoia-se só no parecer mineiro, com concordância e recibo.

A dificuldade não é só brasileira. D. J. Carter, em trabalho publicado no Medical Journal of Australia em 2015, descreve como desigual a regulação australiana do tema e, mesmo assim, afirma que os profissionais têm obrigações imediatas e contínuas com os pacientes desde que cogitam fechar o consultório. Cito o resumo, e o país é outro; interessa a coincidência com a lacuna daqui. Paciente ou médico, quem tiver o nome da clínica, o período de atendimento e algum papel com o carimbo de quem assinava pode entrar em contato: é por esses três dados que se chega a quem guarda o arquivo, ou a quem deveria guardá-lo.

Ramon Martins Andrade (OAB/RJ 188.374) é advogado formado pela UFRJ em 2011, com mestrados pela Université Sorbonne Nouvelle e pela EGN (Marinha do Brasil). Atualmente pesquisador em Direitos Humanos e Saúde pela ENSP/Fiocruz.